Boven verwachting.’ Robert Herpers klinkt bijna verrast, maar het symposium over hematologie was een groot succes. Herpers had zich vooraf afgevraagd of een onlinecongres wel dezelfde kwaliteit zou hebben als een congres waarbij de deelnemers live aanwezig zijn. ‘Het antwoord is: ja. Het congres was zeer goed bezocht, met 150 online deelnemers zelfs beter dan een reguliere PAOKC. Eigenlijk liep de gehele congresdag soepel en volgens schema. Het was bijzonder geslaagd. Hierbij mochten we ook weer rekenen op de support van sponsoren die met ons het online avontuur aan zijn gegaan.’
Dat kwam mede vanwege de goede voorbereiding. In de afgelopen maanden werd een raamwerk opgetuigd voor de organisatie van de online PAOKC-nascholingssymposia. ‘Dat online raamwerk móést er komen. Een deel van onze leden zou anders het risico lopen dit jaar onvoldoende accreditatiepunten te behalen. De continuïteit van herregistratie zou daarmee gevaar lopen.’
Het raamwerk voor de organisatie van een digitaal symposium diende te voldoen aan de KNMG-richtlijnen voor het toekennen van accreditatiepunten. ‘Daarnaast moest het symposium passen binnen de financiële kaders die gelden voor een PAOKC. En we wilden het geheel een dynamisch karakter geven.’ De werkgroep ‘Digitalisering nascholing’ riep daarvoor de hulp in van congresbureau Pino uit Utrecht, en AV Brothers uit Amersfoort. ‘Pino begeleidt de PAOKC-congrescommissies bij de vertaalslag van het inhoudelijk programma naar een online webinar. Dat is nodig, want de dynamiek bij een live symposium is anders dan wanneer je online zes uur achter een computerscherm zit. Dat kan best vermoeiend zijn. Het is dus van belang dat je je programma daarop aanpast, zodat ook de online deelnemers fris en bij de les blijven.’
Talkshowsfeer
De Vereniging Hematologische Laboratoriumdiagnostiek (VHL) en de congresorganisatie leverden goed werk bij de invulling van het hematologiesymposium zelf. Zo werden tijdens de presentaties op het hematologiecongres regelmatig polls en stellingen gepresenteerd waar de deelnemers online op konden reageren. ‘Dat werkte uitstekend. Eén spreker presenteerde bijvoorbeeld een nieuwe labtechniek die vooralsnog in academische ziekenhuizen wordt toegepast. De vraag aan de online deelnemers was of zij deze techniek de komende jaren ook in hun lab zouden willen toepassen. Dat leverde mooie discussies op en zorgde voor veel interactie.’
De vele chatvragen van de deelnemers droegen eveneens bij aan de levendigheid. ‘Die vragen kwamen binnen op de iPad van de host, dagvoorzitter Jaap Jan Zwaginga, hoogleraar klinische Transfusiegeneeskunde in het LUMC. De vragen werden van tevoren door andere leden van de congresorganisatie geselecteerd. Dat werkte goed, ook doordat je daarmee de meest prikkelende of relevante vragen eruit kunt filteren en aan de sprekers kunt voorleggen.’
Wat eveneens goed uitpakte, was dat de congressetting was ingericht als een TV-studio, met aan tafel de host en zijn gasten, de sprekers, die elkaar afwisselden. ‘Rechts van het podium stond de katheder met de camera, waar zij hun presentatie deden. Alle sprekers hadden van het congresbureau een lichte cameratraining gekregen. Vandaar werd de presentatie live gestreamd naar de online deelnemers. Het zag er allemaal professioneel uit, alsof de sprekers deelnamen aan een talkshow. Eén van de sprekers zei ook dat hij zich voelde als een BN’er.’ Die talkshowsfeer is het werk van AV Brothers, legt Herpers uit. ‘Zij zorgen voor de opnames, het streamen van de presentaties én de online deelnemersregistratie.’
Sociale dimensie ontbreekt
Want dat is een belangrijk aandachtspunt bij onlinecongressen, benadrukt Herpers.
‘Je wilt zeker weten dat de online deelnemers de presentaties volgen. Je wilt voorkomen dat ze ’s ochtends hun computer aanzetten, hem aan het eind van de dag weer uitzetten, en hun accreditatiepunten behalen zonder bij wijze van spreken één presentatie te hebben gevolgd.’
Vandaar dat tijdens de presentaties regelmatig pollvragen werden gesteld waar deelnemers binnen een halve minuut op moesten reageren. ‘Dat waren soms ook niet-inhoudelijke vragen. Om 12 uur, vlak voor de lunch, was de vraag bijvoorbeeld: hoe zit u erbij, vol energie, afgepeigerd of toe aan een broodje? Zo’n vraag is puur een check of deelnemers nog bij de presentatie aanwezig zijn.’
Ja, Herpers ontving na afloop van het congres vrijwel alleen positieve reacties van deelnemers. ‘Men vond het een inhoudelijk goed congres, dat bovendien professioneel oogde. Daar ben ik het mee eens. Ik ben ook blij – en dat is een les voor de volgende PAOKC-congressen – dat we in zee zijn gegaan met professionals die weten hoe je een onlinecongres organiseert. Dat is weliswaar niet goedkoop, maar het levert meer op dan een zelfgeorganiseerde ZOOM-meeting.’
De enige kritische noot die Herpers hoorde, kwam van een laboratoriumspecialist klinische chemie die vertelde dat zij de sociale dimensie miste. Herpers snapt dat. ‘Mensen komen naar live congressen om elkaar te ontmoeten, om bij te praten onder een hapje en een drankje. Dat is iets dat we met onlinecongressen niet kunnen organiseren. Dat is verlies. Hopelijk kunnen we elkaar daarom na corona weer gaan zien.’
Break-outs en intermezzo’s
Toch is Herpers tevreden met deze eerste digitale congreseditie. ‘We gaan het nog evalueren, maar we hebben al veel geleerd. Bijvoorbeeld dat het goed werkt om enkele break-outs, korte intermezzo’s, op te nemen in je programma. Halverwege het hematologiecongres vond bijvoorbeeld de overdracht plaats van het oude naar het nieuwe VHL-bestuur. En Gabrielle Ponjee kreeg een fraai beeldje vanwege haar verdiensten als VHL-voorzitter. Zulke momenten ‘breken’ het programma. Daarna zijn de deelnemers opgeladen voor de volgende presentaties.’
Onlinecongressen, al dan niet in combinatie met een live programma, zijn blijvend, denkt Herpers, ook na corona. ‘We willen de webinars ook als online nascholing blijven aanbieden. Stel dat je op de congresdag zelf niet kunt meedoen, maar een week later wel, dan kun je op die dag alsnog de webinar bekijken. In combinatie met een lichtinhoudelijke toets kun je dan toch je accreditatiepunten behalen. Eind dit jaar zal deze optie beschikbaar zijn. Op deze manier willen we de onlinecongressen verder ontwikkelen als nascholingsinstrument. En bieden we een service voor deelnemers die vanuit Maastricht of Groningen tot nu toe uren moesten reizen voor een live congresbezoek midden in het land. Dat is straks niet meer nodig.