Monitoren van werksfeer heeft snel positief effect

  • 4 min.
  • Beroepsuitoefening

Het samengaan van ziekenhuizen of laboratoria verloopt op de werkvloer niet altijd even soepel, bijvoorbeeld vanwege verschillen in werkprocedures en werkklimaat tussen locaties. Binnen de organisatie Diagnost-IQ is een tool ontwikkeld voor het dagelijks monitoren van de werksfeer onder de medewerkers. Klinisch chemicus Naura Elias en kernanalist Ilona den Besten vertellen dat dat positief uitpakt.

Foto (kleur) uitleg van tool in lab

Diagnost-IQ is in 2017 ontstaan na fusie van de laboratoria van het Zaans Medisch Centrum en het Dijklander Ziekenhuis (Purmerend/Hoorn). Bij aanvang was er nog geen harmonisatie van de werkprocedures en apparatuur. In de afgelopen jaren is naar harmonisatie en centralisatie toegewerkt. ‘Enkele kernanalisten werken nu op verschillende locaties’, vertelt Den Besten. ‘Je ziet dan verschillen in bijvoorbeeld werkwijzen en afspraken. Dat heeft effect heeft op de ervaren werksfeer bij het personeel en kan de prestatie van de dienstverlening beïnvloeden.’ Daarom wordt in kaart gebracht hoe iedereen op een dag heeft gewerkt. Op de drie locaties is begonnen met een dagstart in de ochtend en een dagafsluiting in de middag. ‘Tijdens de dagafsluiting bespreken we hoe de dag was, wat speelt en wat mee moet naar de overdracht’, vervolgt Den Besten. ‘Vaak wordt gedacht dat het lab wel goed draait als er maar voldoende medewerkers zijn, maar dat is niet altijd zo. Als er problemen zijn op de werkvloer, dan belemmert dat het dagelijks werk.’

In goede balans blijven

Tijdens de dagstart en de dagafsluiting (beide 5 à 10 minuten) wordt gezamenlijk een kleur gekozen voor de sfeer die op dat moment heerst onder medewerkers. Er zijn vier kleuren om het werkplezier en de hoeveelheid personeel mee aan te geven. De dagcoördinator vult de kleuren samen met de medewerkers in op een whiteboard in het laboratorium. Per dag wordt de kleur ingetekend in een O (ochtend) en M (middag). Zo is in een oogopslag te zien waar knelpunten zitten en of kleuren veranderen. Daarbij wordt per dag ook genoteerd hoeveel mensen werkten. Het doel van deze werkwijze was onder andere om aan te tonen dat op sommige dagen meer behoefte is aan personeel. Misschien kloppen de roosters wel, maar wordt dat op de werkvloer anders ervaren. De afdelingsmanager analyseert trends vanuit die dagelijkse uitkomsten. Op basis daarvan worden corrigerende maatregelen genomen om te zorgen dat de werksfeer in goede balans blijft, zowel voor de organisatie als individueel voor de medewerkers.

Van rood naar groen

De methodiek is medio november 2021 in gebruik genomen en werpt nu al vruchten af. In maandoverzichten is te zien dat de kleur van overwegend rood in februari is veranderd naar vooral groen in april. Volgens Elias helpen de dagelijkse besprekingen en de analyses om de werksfeer te verbeteren. ‘Door het samengaan van de laboratoria veranderde er veel voor de medewerkers. Sommigen werken al vijftien of twintig jaar op het lab, dan ben je gewend aan bepaalde werkwijzen. En ineens veranderen die. Daarom hebben we een team geformeerd met een klinisch chemicus en afgevaardigden van de analisten, bloedafnamemedewerkers, keyoperators, kernanalisten en afdelingsmanagers. We hebben besproken welke normen en waarden nodig zijn voor de medewerkers om een prettigere werksfeer te ervaren. Daar kwam onder andere uit dat de laboratoriummedewerkers aandacht en informele hiërarchie erg belangrijk vinden.’

Ook de werkwijze van de klinisch chemici is gewijzigd. Tot ongeveer 2 jaar geleden had elke klinisch chemicus een vaste werkplek, vertelt Elias. ‘Daardoor kenden de analisten de andere klinisch chemici niet goed genoeg en ervoeren zij een drempel om te bellen tijdens diensten. Daarom werken de klinisch chemici nu allemaal locatie-overstijgend.

Elias begint een dag op een locatie met een gesprekje met de medewerkers en tussen de middag gaat zij met hen lunchen. Op die manier heeft zij oog en oor voor de medewerkers. ‘Dat verlaagt de drempel voor analisten om mij te bellen tijdens de dienst of als ik thuiswerk. Zij hebben mij immers gezien en weten wie ik ben. Dat vergemakkelijkt het contact. Het draagt daarnaast bij een aan meer informele hiërarchie en aan meer vertrouwen in elkaar. Het team probeert een probleem nu eerst zelf op te lossen, voordat ik word gebeld. Dat betekent voor mij ook meer effectieve thuiswerkdagen.’

Veel aspecten

Den Besten beaamt dat de klinisch chemici nu beter bekend zijn bij het personeel. ‘Dat is fijn. Je weet wie je aan de lijn hebt als je belt. De aandacht voor de medewerkers is heel belangrijk. Bij het samengaan van locaties moet het werk uiteraard doorgaan, maar er spelen altijd veel persoonlijke en organisatorische aspecten die je niet in procedures kunt beschrijven. Dat vraagt begeleiding en aandacht.’

Het monitoren van de werksfeer en het werkplezier is blijvend, laten Elias en Den Besten weten. Den Besten: ‘Als je niet lekker hebt gewerkt en daarmee naar huis gaat, breng je dat de volgende dag weer mee. Nu kunnen medewerkers dat kwijt bij de dagafsluiting en met elkaar wellicht een negatief gevoel relativeren. Dat beïnvloedt de sfeer enorm.’

Elias voegt eraan toe dat medewerkers het waarderen dat zij persoonlijk en gezamenlijk hun gevoelens kunnen uiten. ‘Het kost slechts enkele minuten en daarna kunnen zij positief verder. Het dagelijks monitoren van de sfeer, zowel in de ochtend als in de middag, maakt onze methode, denk ik, uniek. Ook de introverte mensen, die in een groep meestal niet veel zeggen, wordt naar hun mening gevraagd. Vooral in de dagstart vragen we aan iedereen hoe het gaat. Dat is een goede manier om fris de dag te starten.’